De belangrijkste vragen over het UBO-register.De belangrijkste vragen over het UBO-register.

Meer dan 1,5 miljoen organisaties moeten hun UBO’s inschrijven in het UBO-register. UBO’s (Ultimate Beneficial Owners) zijn de uiteindelijk belanghebbenden van een organisatie. Wat is een UBO en krijgt jouw onderneming ook te maken met het UBO-register? Lees hier de 5 belangrijkste vragen en antwoorden.

Belangrijk: voor 27 maart 2022 moet de inschrijving gedaan zijn, als de UBO op die datum niet is ingeschreven kan er een grote boete volgen van ongeveer € 20.000,–

Een veel voorkomend probleem bij inschrijven is dat de tenaamstelling van de bankrekening waar de betaling van gedaan wordt niet overeenkomt met de tenaamstelling van het aandeelhoudersregister, akte van oprichting en ID-bewijs.

De aangifte wordt wel verzonden maar daarna komt per mail de afwijzing van de KvK indien niet aan alle voorwaarden is voldaan.

  1. Wat zijn UBO’s?

UBO’s zijn de mensen die de uiteindelijke eigenaar zijn van of zeggenschap hebben over een organisatie. Denk aan mensen die meer dan 25% van de aandelen hebben in een bv. Of mensen die meer dan 25% direct of indirect eigendomsbelang hebben in een vof of maatschap. Wie de UBO’s van jouw organisatie zijn bepaal je als organisatie zelf. KVK adviseert hier niet in, maar heeft wel informatie over hoe je de UBO`s van je organisatie bepaalt.

  • Waarom is er een UBO-register?

Het UBO-register komt voort uit Europese regelgeving. Het draagt bij aan het voorkomen van het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering. Het UBO-register maakt transparanter wie aan de touwtjes trekt bij organisaties die in Nederland zijn opgericht. Zo kunnen mensen hun financieel-economische criminaliteit niet meer verhullen achter Nederlandse organisaties. Daarnaast kun je, door de openbaarheid van het register, beter geïnformeerd besluiten met wie je zaken doet.

Elk EU-land moet een UBO-register bijhouden. In Nederland is het beheer van het UBO-register belegd bij KVK.

  • Moet ik ook UBO’s inschrijven?

Organisaties met de volgende rechtsvormen zijn verplicht om UBO’s in te schrijven:

  • niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
  • stichtingen
  • verenigingen:
    • met volledige rechtsbevoegdheid
    • met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming
  • onderlinge waarborgmaatschappijen
  • coöperaties
  • personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen
  • rederijen
  • Europese naamloze vennootschappen (SE)
  • Europese coöperatieve vennootschappen (SCE)
  • Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben (EESV) 

Kerkgenootschappen zijn ook verplicht UBO’s in te schrijven. Het is nog onbekend wanneer dit mogelijk is; als dit bekend is worden de kerkgenootschappen hierover geïnformeerd.

Geen opgaveplicht:

Heeft je organisatie één van de volgende rechtsvormen, dan heb je geen opgaveplicht:

  • eenmanszaken
  • beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
  • 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen
  • verenigingen van eigenaars
  • rechtspersonen in oprichting
  • verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven
  • publiekrechtelijke rechtspersonen
  • overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen (zoals gilden en hofjes)

Buitenlandse rechtspersonen, zoals een Ltd of GmbH, en buitenlandse rechtspersonen die alleen vestigingen in Nederland hebben (‘branch offices’) hoeven geen UBO’s in te schrijven in Nederland. Dat moeten ze in het land van oprichting doen.

De verwerking van persoonsgegevens in het UBO-register gebeurt conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

  • Kan ik de UBO’s van mijn organisatie al gaan inschrijven?

Sinds 27 september 2020 moeten organisaties UBO’s inschrijven.

Heb je een bestaande organisatie?

Je schrijft de UBO’s in met een online UBO-opgave. Heb je meerdere organisaties? Dan moet je per organisatie UBO-opgave doen.

Ga je een nieuwe organisatie starten?

Je schrijft je startende organisatie en de UBO’s in tijdens het registratieproces aan de balie, of bij de notaris. Daarbij gebruik je UBO-formulieren. Je kunt de UBO’s van je nieuwe organisatie niet online inschrijven.

  • Wie mag de gegevens van geregistreerde UBO’s bekijken?

Wettelijk is bepaald dat een deel van de UBO-gegevens openbaar is. Iedereen mag deze gegevens inzien. Het gaat om de volgende gegevens:

  • voor- en achternaam
  • geboortemaand en –jaar
  • nationaliteit
  • woonland
  • de aard en omvang van het belang

Wil je deze UBO-gegevens inzien? Dat kan door online een KVK uittreksel UBO-register te bestellen. Hiervoor heb je een toegangscode nodig die je eenvoudig kunt aanvragen. Het KVK uittreksel UBO-register is ook te bestellen via KVK Dataservice. 

Een deel van de UBO-gegevens is niet openbaar. Alleen bevoegde autoriteiten (zoals het Openbaar Ministerie) mogen deze gegevens inzien. Zij gebruiken dit om onderzoek te doen naar het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering.